ร้านที่ขายผ่าน LINE, Facebook หรือแชต มักต้องทำหลายอย่างพร้อมกัน ทั้งตอบคำถาม เช็กยอด และเตรียมของ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่แชตไม่ดี แต่อยู่ที่รายละเอียดของหนึ่งออเดอร์กระจายอยู่หลายข้อความ
คู่มือนี้ชวนแยกพื้นที่คุยกับลูกค้าออกจากรายการที่ร้านต้องทำต่อ จะเริ่มจากตารางง่าย ๆ หรือใช้หน้าร้านออนไลน์ก็ได้ สิ่งสำคัญคือทุกออเดอร์ต้องมีจุดอ้างอิงที่หาเจอ
1. กำหนดข้อมูลที่ต้องครบก่อนรับออเดอร์
เมื่อมีข้อความว่า “เอาเหมือนเดิม” หรือ “เพิ่มอีกหนึ่ง” ให้ทวนสินค้าและจำนวนให้ชัดก่อนบันทึก เพราะข้อความสั้นอาจอ้างถึงคำสั่งซื้อคนละวัน อย่าใช้รูปโปรไฟล์เพียงอย่างเดียวแยกลูกค้า
- เลขอ้างอิงออเดอร์ที่ร้านค้นหาได้
- ชื่อสินค้า ตัวเลือก และจำนวนแยกทีละรายการ
- ยอดรวมที่ตกลงกัน รวมค่าจัดส่งหรือค่าใช้จ่ายที่มีจริง
- วิธีรับสินค้าและเวลาที่ร้านยืนยันกับลูกค้า
- ช่องทางติดต่อกลับที่จำเป็นต่อการส่งมอบ
2. ให้หนึ่งออเดอร์มีรายการอ้างอิงเดียว
ถ้ายังจดเอง ให้ใช้สมุดหรือตารางชุดเดียวที่คนในร้านเห็นตรงกัน อย่าจดแยกคนละแอปโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ หากลูกค้าแก้จำนวน ให้แก้รายการอ้างอิงแล้วทวนกับลูกค้าอีกครั้ง ก่อนนำไปเตรียมของ
| ข้อมูล | สิ่งที่ต้องแยกให้ชัด |
|---|---|
| รายการที่สั่ง | สินค้า ตัวเลือก จำนวน และหมายเหตุ |
| งานที่ต้องทำ | รอตรวจรายการ / กำลังเตรียม / ส่งมอบแล้ว |
| การชำระเงิน | รอหลักฐาน / รอตรวจ / ร้านตรวจยืนยันแล้ว |
สถานะในตารางนี้เป็นตัวอย่างสำหรับออกแบบวิธีทำงานของร้าน ไม่ใช่ชื่อสถานะทุกหน้าจอของ TANGRAN เลือกคำที่ทีมเข้าใจตรงกันและใช้อย่างสม่ำเสมอ
3. แยก “ส่งสลิปแล้ว” ออกจาก “ร้านตรวจแล้ว”
ผูกหลักฐานกับเลขอ้างอิงออเดอร์ ตรวจผู้รับเงิน ยอด และข้อมูลการโอนกับรายการของร้านตามวิธีตรวจที่ร้านใช้อยู่ อย่าถือว่ารูปสลิปที่เข้ามาล่าสุดเป็นของออเดอร์ที่กำลังเปิดอยู่เสมอ
4. ทวนก่อนส่งต่อให้คนทำและคนส่ง
- เปิดรายการอ้างอิงเดียวกันและเช็กว่ามีการแก้ไขล่าสุดหรือไม่
- ตรวจสินค้า ตัวเลือก จำนวน และหมายเหตุที่เกี่ยวกับการเตรียม
- ตรวจเงื่อนไขการชำระเงินของออเดอร์นั้นตามที่ร้านใช้
- ยืนยันจุดรับหรือส่งและเวลา ก่อนส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบ
อย่าส่งต่อรูปหน้าจอเก่าหลังลูกค้าเปลี่ยนรายการ ถ้าต้องส่งรูปเพื่อประสานงาน ให้บอกเลขอ้างอิงและเวลาที่ตรวจข้อมูลล่าสุดด้วย
5. ใช้แชตคุย แล้วให้ลูกค้าสั่งผ่านลิงก์
ถ้าร้านเริ่มเสียเวลากับการรวบรวมรายการ ให้ลองเพิ่มลิงก์หน้าร้านในข้อความขาย ลูกค้าเปิดดูสินค้า ราคา และตัวเลือกก่อนสั่งผ่านเว็บ ส่วนแชตยังใช้ตอบคำถามหรือประสานรายละเอียดที่ต้องคุยกันได้
TANGRAN ช่วยให้ร้านเตรียมหน้าร้าน แชร์ลิงก์ และจัดการออเดอร์ที่ลูกค้าส่งผ่านเว็บได้ การแชร์ลิงก์ใน LINE หรือ Facebook ไม่ได้หมายความว่าระบบดึงข้อความจากแชตมาสร้างออเดอร์ให้อัตโนมัติ
เช็กลิสต์ก่อนเปิดรับรอบถัดไป
- ทดสอบลิงก์หน้าร้านบนมือถือก่อนแชร์
- ตรวจเมนู ราคา และตัวเลือกว่าตรงกับที่ขายจริง
- กำหนดคนตรวจหลักฐานการชำระเงินและคนส่งต่อออเดอร์
- ตกลงวิธีบันทึกเมื่อลูกค้าแก้หรือยกเลิกรายการ
- จบรอบแล้วทวนรายการค้าง ก่อนเริ่มรับออเดอร์รอบใหม่
เริ่มจากหนึ่งรอบขาย แล้วจดว่าจุดไหนยังต้องย้อนหาในแชต เป้าหมายคือให้ทุกคนในร้านรู้ว่าต้องทำอะไรต่อ ไม่จำเป็นต้องเพิ่มเครื่องมือหลายตัวพร้อมกัน
คำถามที่อาจยังสงสัย
เริ่มทำตามได้ไหม ถ้ายังไม่ใช้ TANGRAN?
ได้ ใช้เช็กลิสต์และรายการอ้างอิงเดียวกับสมุดหรือตารางของร้านก่อน แล้วค่อยดูว่าหน้าร้านออนไลน์ช่วยลดงานส่วนไหนได้บ้าง
ลูกค้าต้องสมัคร TANGRAN ก่อนสั่งหรือไม่?
ลูกค้าเปิดลิงก์หน้าร้าน เลือกสินค้า และสั่งซื้อผ่านเว็บได้โดยไม่ต้องสมัครบัญชี TANGRAN